どうも、ウィリス です。
私はこれまで様々な大人数イベントの企画をしてきました。
- 200人以上のサークルの会長
- 80人以上の飲み会の幹事
- 130人参加のBBQの幹事
- 40人参加の地域の子供達への天文教室
- 25人の研究室の合宿
性格からなのかよく幹事をすることが多いです。
企画してきたイベントは数知れず、
計画の段階はもちろん、告知、予約、保険、物品準備、メール対応、トラブル対処、後片付けなど全てを経験してきました。
そして、一つの結論を得ました。
この記事ではその理由を話していきましょう。
ここで言うイベントとは
イベントというのは
- 飲み会系 (忘年会、新年会、送別会)
- BBQ
- 旅行、合宿
- 文化祭、体育祭
- 大会運営
などを想定しています。
その中でおおよそ40人以上を大人数として考えています。ちょうどクラス１つ分くらいの人数ですね。
この人数で動くとなると、かなりしっかりとした計画や予約が必要となります。
トラブルもたくさん発生します。
トラブルはこんなものがあった
- 無連絡ドタキャン
→ 店の予約をしているのでその人の料金は発生している - 雨が降る
→ 雨の際の計画と準備が必要です - 目的地に駐車場がなかった
→ 下調べ不足です - 目的のお店が休日だった、営業時間外だった
→ 下調べ不足です - 酒の飲み過ぎで帰宅困難者が現れた
→ コールを禁止 or 40度以上のお酒を用意しない or 水を用意 - 固定メンバーで固まって様々な人との交流ができていなかった
→ 席割りや自己紹介を考える - 長時間イベントでダレてきた
→ ゲームや席替えなどを考える - 時間通りに進まない
→ タイムテーブルを作る - 人数が多すぎて指示が通らない
→ サブリーダーと責任エリアを決めて運用する - 大人数グループLINEでメッセージを流しても誰も反応しない
→ 個別に連絡する - この時間何？という謎の待ち時間が発生する
→ 現状把握する、参加者に動いてもらう
もうこんなに思いつきますが、まだまだあります。細かいものまで入れるならここには書ききれないです。
旅行でのトラブル
特にヤバかったのは、海の近くに行った旅行です。
当日の朝、参加者の１人が寝坊してLINEも電話も全く繋がらないというトラグルが発生しました。旅行会社のバスをレンタルしていたので遅れるわけにもいかず、結局その人の家に行って起こしました。
放置して出発しても良いのですが、旅行代5万円を既に支払ってもらいっているので、それをするのは心が痛んでできなかったんです。
あらかじめ遅刻常習者をピックアップして相互監視などさせればよかったかもしれませんね。
そして、旅行先でもトラブルが起きます。17:00くらいに海鮮市場に1時間かけて行ったんですが、駐車場が無く30分周辺をうろうろしました。さらに海鮮市場は基本的に午前中営業なので17:30にはどの店も営業していませんでした。
私は海鮮市場の担当ではなかったのですが、担当の人に確認が必要だったと思っています。
私の大失敗体験でした。
大人数 飲み会でのグダグダ
飲み会などでは最初に全員にお酒が行き渡るまでが長すぎるという問題がよく起きます。そりゃ80人もいる飲み会なんて80杯のお酒を用意しなければいけませんからね。
今時は全員ビール！なんてことはできません。アルコールダメな人もいれば、ビールが苦くて飲めない人もいます。しかも、仲良し陽キャグループが固まって最初から日本酒を頼んだりします。
私の解決法は各テーブルにリーダーを決めることです。テーブルリーダーにメモとペンを私ておき、「３分以内に全員分のドリンクを決めて書いておいて」と頼みます。テーブルにテーブル番号が書いてあるなら、メモにテーブル番号も書いておきます。
最後に紙を集めて、店員さんに渡せばOKです。
テーブル番号も書かれているので、店員さんはそのテーブルにドリンクを持っていってくれます。この方法はかなりおすすめ。
大人数BBQでのトラブル
130人で行ったBBQでももちろんトラブルが起こり得ます。ただ、私はBBQの幹事はめちゃめちゃ得意です。おそらく検定があるなら1級を取れます。
例えば、大人数BBQで必要なものを皆さんは想定できますか？
準備する際にはこんな感じの疑問想定が必要です。
○人の場合だと、肉はどれを何gずつ？ BBQ台数ごとに個別放送してもらう？
お酒は人数に対してどれくらい？ ビールはサーバーレンタルする？
物品や食材はいつ誰と購入してレシートはどう扱って、物品の移動は自転車？車？
車だったらその人はノンアルだけしか飲めないけど不満は？
乾杯はいつ？重数個あるBBQ台の火起こしは誰が？記念写真とかは？
終わり方は？後片付けは？炭はどう処理するの？
紙コップはふやけるからダメ？プラスチックコップは火の熱で溶けるからダメ？
見ただけで頭が痛くなってくると思います。また、こんなに複雑めんどくさいなら準備漏れもあるでしょう。
例えば、大人数BBQだと紙コップ(プラスチックコップ)が誰が使用したものかわからなくなるため、黒マジックを数本用意しておき、コップに名前を書いておく必要があります。
あなたは大人数のBBQ幹事になったとき黒マジックが必要かも…と思えますか？
そんなことまで考える必要があるんです。じゃないとマジでグダリます。
トラブルを想定して防げる人材は心配性の人
これらの広範囲に散りばめられたトラブルやグダリを未然に想定して、準備をして、防げるのはどのような人でしょうか。
答えは「心配性の人」です。
もっと言えば、楽観的より悲観的、不安症、カバンの中身が多い人などが当てはまります。
なぜ心配性の人がトラブルを防ぐ上で重要になるのでしょうか。
理由は簡単、「あらゆるトラブルを想定して心配し、対策するから」です。
- 雨降ったらどうしよう・・・
→ 天気予報を注視、雨の日のプランを考案 - 飲み会でコミュ障ばかりの集まってお通夜モード卓ができたらどうしよう
→ 座席配置を考える、1時間半で席替えをする、ビンゴゲームをする - ドタキャンがでたらどうしよう・・・
→ 先に集金しておく、イベント前日にリマインドを送る - 広い会場でみんなに指示が通らなかったらどうしよう
→ 拡声器を用意、班分けして班長に指示を飛ばす、タイムテーブルを配っておく - 火起こしで火が起きなかったらどうしよう
→ ガスバーナーを用意、数人に火起こしレクチャー動画を見ておいてもらう - LINEって大人数グループだと有志を募っても誰も反応しないよなぁ
→ 個別にLINEする、少人数グループで分けて連絡網を構築 - 50人で店予約してるけど、急に1人増えたら(減ったら)どうしよう
→ 店に相談しておく、△月○日以降のキャンセルは○円発生しますと明言しておく
このような思考回路で様々なことに準備しようとします。
心配性の人は様々なトラブルやグダりを想定して心配することに慣れているんですね。そして各想定に対応にしていくことができます。
なので、心配性の人が様々なトラブルを先行して想定しやすく、大人数イベントの企画幹事には合っているという分けです。
もちろん、人はいろんな人がいますから、心配性すぎてイベント企画を任された時点で卒倒する人はダメでしょう。
そういう場合は、リーダーは楽観的カリスマ的みんなの中心人物にしておいて、参謀として心配性の人を入れるのがおすすめです。
そして心配性の人の意見を伺うようにしましょう。
